O sinal é o momento em que o seu poder negocial desaparece. Antes de ser enviado, o fornecedor disputa a sua encomenda e responde depressa a tudo. Depois de enviado, passa a ser um credor à espera de um plano de produção que não consegue ver. Verificar não é desconfiar de toda a gente: é garantir que a empresa que está prestes a financiar é aquela com quem julga estar a negociar e que consegue mesmo fabricar o seu produto.
Comece pela entidade jurídica
Tudo o resto assenta em saber com quem está a contratar. Siga estes passos por ordem.
- Peça a licença comercial e leia a denominação chinesa nela inscrita. O nome comercial em inglês de um site não tem valor jurídico, e o pagamento tem de ir para uma conta bancária com esse mesmo nome registado.
- Verifique o objeto social registado. Uma sociedade licenciada apenas para comércio não pode fabricar, e uma sociedade cujo objeto nada tem a ver com brinquedos deve explicá-lo antes de avançar.
- Confirme o capital registado, a data de constituição e a existência de litígios inscritos. Uma empresa muito recente que anuncia uma capacidade enorme merece um exame cuidado.
- Peça provas de historial exportador: conhecimentos de embarque com o destinatário ocultado, declarações aduaneiras ou referências de compradores da sua região.
Fábrica ou empresa comercial?
Nenhuma das duas está automaticamente errada. Uma trading com bom controlo de qualidade pode servir melhor um importador pequeno do que uma fábrica enorme sem interesse em volumes baixos. O que importa é saber com qual está a falar e não pagar margem de fábrica mais margem de intermediário sem obter a responsabilidade de nenhum deles.
- Pergunte pelo processo produtivo: um fabricante real descreve injeção, montagem, pintura, costura ou linhas de eletrónica em termos concretos, incluindo as etapas subcontratadas.
- Peça uma visita por vídeo em direto: exija um percurso não preparado pela oficina, do armazém de matérias-primas à zona de embalagem, num dia útil.
- Analise a amplitude da gama: um fornecedor que oferece pelúcia, miniaturas em metal, veículos de montar, jogos de tabuleiro e eletrónica a partir de uma única morada quase de certeza compra em vez de fabricar.
- Compare os documentos: a entidade da licença comercial, a dos relatórios de ensaio e a da fatura proforma têm de coincidir, e qualquer diferença exige explicação clara.
A auditoria à fábrica
Seja feita pela sua equipa, pelo seu agente ou por uma empresa externa, uma auditoria tem de responder a muito mais do que à existência do edifício.
- Capacidade e equipamento: número de linhas, injetoras e respetiva tonelagem, postos de costura e encaixe do seu volume na carga atual.
- Sistema de qualidade: controlo de materiais à entrada, pontos de controlo em linha e um departamento de qualidade a funcionar e a reportar independentemente da produção.
- Evidência de conformidade: relatórios de ensaio correspondentes a modelos realmente em produção e conhecimento da norma do seu mercado, e não uma pasta de certificados caducados.
- Condições sociais e de segurança: cada vez mais exigidas pelos compradores do retalho e bom indicador da gestão global da unidade.
Avaliação de amostras e amostra padrão
Uma amostra não é apenas um olhar sobre o produto, é um teste à capacidade do fornecedor de seguir instruções.
- Entregue primeiro uma especificação escrita: materiais, dimensões, peso, cores por referência, embalagem, rotulagem e norma de segurança.
- Avalie a amostra face a esse documento e não à sua impressão, e registe por escrito cada desvio.
- Quando a amostra estiver correta, sele-a como amostra padrão. Ambas as partes assinam e datam, a fábrica guarda uma e o importador outra, e passa a ser a referência em qualquer litígio posterior.
- Exija uma amostra de pré-produção feita com os materiais e moldes de série, porque um protótipo manual prova muito pouco sobre uma produção real.
Inspeção antes do pagamento final
Marque uma inspeção por terceira parte com a mercadoria ainda na fábrica e antes de libertar o remanescente. As inspeções seguem um plano de amostragem estatística, e o AQL 2.5 para defeitos maiores é o nível comercial habitual nos brinquedos. O inspetor compara a produção com a sua amostra padrão e a sua especificação e verifica quantidade, acabamento, funcionamento, rotulagem, códigos de barras e resistência da caixa à queda. Descobrir um problema na fábrica significa retrabalho; descobri-lo no seu armazém significa uma reclamação que provavelmente irá perder.
Sinais de alerta que justificam desistir
- Pagamento para uma conta pessoal ou para um nome de empresa que não coincide com o contrato e a fatura.
- Recusa de visita à fábrica ou de vídeo em direto com explicações vagas que mudam constantemente.
- Um preço muito abaixo de todas as outras propostas para a mesma especificação, o que normalmente significa outro material ou uma certificação em falta.
- Certificados que não se conseguem rastrear até ao laboratório emissor, ou relatórios que indicam um modelo que não está a comprar.
- Pressão para pagar depressa por causa de uma alegada subida de matérias-primas ou de um espaço de produção prestes a desaparecer.
- Relutância em assinar a especificação ou em aceitar a inspeção independente como condição do pagamento final.
Pagar com segurança
- Mantenha o sinal numa proporção razoável e ligue o remanescente a uma inspeção aprovada e não a uma data de embarque.
- Pague por transferência para a conta da sociedade registada, nunca a uma pessoa singular nem para uma conta num país terceiro apresentada à última hora.
- Use crédito documentário em primeiras encomendas grandes, porque impõe disciplina documental a ambas as partes.
- Fixe o essencial num contrato assinado: especificação, norma, embalagem, quantidade, data de entrega, nível de inspeção e solução em caso de não conformidade.
- Confirme por voz, com um contacto conhecido, qualquer alteração de dados bancários, porque a fraude de desvio de pagamentos é a perda mais frequente neste comércio.
A The China Toys aplica esta rotina de verificação antes de fechar qualquer encomenda de cliente, apoiada numa rede de mais de 500 fábricas auditadas e numa equipa no terreno em Guangzhou, Guangdong, que visita as unidades, guarda a amostra padrão e conduz inspeções AQL 2.5 para que a mercadoria carregada no seu contentor seja a que aprovou.
